Riunioni efficaci per chi le considera solo delle gran perdite di tempo, in azienda

Metà maggio 2021, Italia, la pandemia sembra destinata a finire presto, home working, le aziende fanno fatica a capirlo e cercano di riprodurre le logiche dell’ufficio anche a chi, oramai, lavora da casa da più di un anno.

Le riunioni, il mito dell’agorà riportato in ufficio, io vengo in ufficio per produrre valore non per trovarmi a parlare del nulla in riunioni fiume.

Finita la pars destruens partiamo con la pars costruens, ci servono le riunioni? No, in genere no, siamo nel 2021 il 90% di quello che negli anni 90 si faceva in riunione oggi abbiamo cento modi di comunicarlo, slack, teams, jira, Miro, instant messaging, una mail scritta bene.

La paura e la pigrizia e gli ordini del giorno fiume, esaminiamo con ordine.

La paura di non essere capiti, scrivendo o comunicando in modo non verbale rimane qualcosa in meno, manca la comunicazione non verbale, dire “ok fai questo” o scriverlo non suona uguale.

La pigrizia e la paura, se scrivo il manuale divento sostituibile? La combatto tutti i giorni, il manager deve rimuovere gli ostacoli non tenere conoscenza per se, tutti siamo utili nessuno indispensabile; cosa vuol dire? Che è necessario essere vitali e flessibili, studiare studiare e ancora studiare, per il 99% dei lavoratori la vita sarà così, chi si ferma diventa obsoleto in qualche mese.

Quindi come la organizzo una riunione efficace?

1)Guardo i calendari condivisi di tutti, odio chi spara inviti a riunioni quando ho altre attività sul calendario e spesso ho il “rifiuto automatico impostato”.

2)Trovo uno slot abbastanza comodo, una riunione che superi l’ora è raramente utile, le migliori riunioni sono quelle di 30 minuti.

3)Documentazione anticipata, massimo due argomenti all’ordine del giorno, massimo 4 persone.

4)Puntualità, 2 minuti ci possono stare se non sono endemici, 5 sono maleducazione, 10 mancanza di rispetto.

5)Inizio della riunione, avete letto la documentazione? Se la risposta è “non ho avuto il tempo” aggiornare la riunione; Evitare il “la leggiamo insieme”, sareste andati ad un esame universitario senza aver aperto il libro? No, perché nel mondo del lavoro dovreste tollerare questi comportamenti?

6)Se la riunione è direzionale non entrare nel minimo dettaglio (il colore delle matite) concentrarsi sul risultato da ottenere e sui tempi.

7)Se la riunione è “di dettaglio” dare delle direzioni e dei metodi per aggiornare il team in modo asincrono, non voglio sapere quanti giorni ci metterai a creare quella form,  voglio sapere la tecnologia e quale beneficio avrà il cliente.

8)Andare fuori tema, la chiacchera prima la riunione è una perdita di tempo preventiva, finendo prima invece c’è tutto il tempo.

Evitare polemiche, io uso questo metodo se non apporta valore non la dico e basta.

9)Chiusura della riunione, dare delle attività da fare a tutti i partecipanti e cercare di aggiornare tutti in modo asincrono (Slack, Teams…), una riunione non deve generare un’altra riunione ma rimanere un momento utile ma da evitare il più possibile.

Prossima puntata la riunione con il cliente.